Vai trò của người lãnh đạo như một đầu tàu, luôn phải kéo theo một đoàn tàu phía sau đi đúng hướng, theo lộ trình vạch sẵn. Vị trí Giám đốc điều hành (CEO) như là một người “thuyền trưởng” nắm trọng trách đưa doanh nghiệp ra khơi, là chìa khóa quan trọng trên mọi hoạt động của tổ chức. Là người đứng đầu của tổ chức, CEO thay mặt công ty để đàm phán, ký kết các hợp đồng thương mại, phê duyệt các dự án đầu tư, chính sách tài chính và giám sát các hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên không ai sinh ra đã ở ngay vị trí này và bạn cần phải học hỏi rất nhiều để trở thành một người lãnh đạo giỏi.
Bước đi trên con đường lãnh đạo, đầu tiên bạn cần phải biết cách quản trị 6 vấn đề lớn của doanh nghiệp đó là quản trị chiến lược, quản trị kinh doanh, quản trị nhân sự, quản trị tài chính, quản trị vận hành và pháp lý để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Trong bài viết này, bạn sẽ hiểu cơ bản về vấn đề quản trị vận hành một doanh nghiệp là như thế nào.
Với một doanh nghiệp thông thường sẽ có các bộ phận như:
- Bộ phận tài chính
- Bộ phận kinh doanh
- Bộ phận nhân sự
- Bộ phận hành chính
- Bộ phận sản xuất
- Bộ phận Chăm sóc khách hàng…
Với mỗi bộ phận trên sẽ luôn có các quản lý cấp trung đó chính là các Trường phòng.
Vậy làm sao để quản lý vận hành được các phòng ban hoạt động một cách nhịp nhàng? CEO cần phải nắm vững 3 bước sau đây.
Ba bước căn bản để vận hành doanh nghiệp
Bước 1: Hãy là nhà lãnh đạo tốt và phải biết mình cần gì, muốn gì?
Đầu tiên, hãy là một người lãnh đạo tốt. Người lãnh đạo tốt không cần phải là người giỏi nhất công ty nhưng là người nắm rõ nhất tất cả công việc trong công ty.
Người biết lắng nghe những nhân viên của mình và luôn sẵn sàng với tinh thần cầu thị. Người lãnh đạo tốt có thể đưa một công ty vực dậy những nhà lãnh đạo bảo thủ cũng có thể làm sụp đổ một tập đoàn khổng lồ. Vì vậy, trước tiên, hãy chắc rằng bạn là một nhà lãnh đạo tốt.
Tiếp đó, người lãnh đạo cần xác định được bản thân mong muốn xây dựng hệ thống quản lý theo hướng nào và cần phải biết bao quát nhìn đúng người để giao đúng việc.
Khi giao việc cho các trưởng phòng, CEO cần phải biết chính xác KPI con số cụ thể áp cho bộ phận là gì? Thì như vậy các trường phòng mới có thể dựa vào KPI đó để đưa ra các chiến lược, kế hoạch phù hợp cho tuyến dưới.
Bước 2: Xây dựng báo cáo mẫu cho các trưởng phòng
CEO nên là người tạo ra các form mẫu chung của báo cáo cũng như cách báo cáo cho từng bộ phận để các trưởng bộ phận đi theo đúng trình tự báo cáo cũng như dễ dàng hướng dẫn nhân viên trong bộ phận. Bên cạnh đó, cũng cần phải có các khuôn mẫu báo cáo theo tuần, tháng, quý,…
Bước 3: Đọc hiểu báo cáo
Tuy không chuyên nghiệp như những chuyên gia tài chính, nhưng nhà quản lý – CEO cũng cần phải có kỹ năng đọc, hiểu các báo cáo phân tích tài chính. Bởi đó là nền tảng để CEO tham gia vào giám sát và điều hành doanh nghiệp hiệu quả.
CEO phải biết đọc hiểu báo cáo để đo lường được sức khỏe doanh nghiệp định kỳ và có hướng giải quyết kịp thời cho các vấn đề phát sinh. Nắm và kiểm soát được những vấn đề trong hệ thống tài chính. Đồng thời, có thể khai thác thông tin trên các báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị phục vụ công việc quản lý. Nhà lãnh đạo cũng tự mình có thể đánh giá một dự toán kinh doanh và ngân sách tài chính. Xem xét ảnh hưởng của nó tới việc lập kế hoạch và ra các quyết định kinh doanh.
Qua các thông số trong báo cáo, CEO sẽ nắm được bộ phận nào đang hoạt động tốt, bộ phận nào đang giảm hiệu suất để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các công việc của CEO để quản lý doanh nghiệp vận hành tự động
Xác định tầm nhìn sứ mạng của Doanh nghiệp
Khi tạo ra doanh nghiệp, CEO đầu tiên phải vẽ ra tầm nhìn sứ mệnh dài hạn của doanh nghiệp trong 10-20 năm nữa như thế nào. Những tuyên bố về tầm nhìn và sứ mệnh mà doanh nghiệp đề ra đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mục đích và kết quả đạt được của doanh nghiệp. Bởi các tiêu chí trong tầm nhìn sứ mệnh sẽ ăn sâu vào tâm thức của nhân viên, tạo nên động lực làm việc hiệu quả hơn. Bước tiếp theo là lập ra các kế hoạch trung – ngắn hạn (các cọc mục tiêu) trong 1- 3-5 năm tới v.v…
Mục tiêu mỗi năm
Một CEO sáng suốt luôn hiểu được vai trò của việc xây dựng hệ thống mục tiêu doanh nghiệp trong việc “lèo lái” doanh nghiệp phát triển đúng hướng. Xây dựng hệ thống mục tiêu là bước cơ bản của một bản kế hoạch kinh doanh. Hệ thống mục tiêu xác định rõ ràng doanh nghiệp sẽ đi đến đâu và làm thế nào để tới được đó. Tuy nhiên, việc xác định đúng hướng đi và tìm ra tấm bản đồ chỉ dẫn đến thành công lại không hề đơn giản.
Mục tiêu mỗi năm phải là mục tiêu khả thi, có khả năng thực hiện được dựa vào nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Thế nào là mục tiêu khả thi?
Mục tiêu khả thi là mục tiêu mà xã hội đang có nhu cầu và đo lường được. Khi thị trường có nhu cầu thì bạn xác định các đối thủ cạnh tranh. Sản phẩm mà doanh nghiệp tạo ra có lợi thế gì so với các đối thủ và giải quyết nhu cầu gì của thị trường?
Sau khi trả lời được các câu hỏi trên thì doanh nghiệp phải tính đến nguồn lực của mình. Nguồn lực của doanh nghiệp là gì?
- Nguồn lực về con người ( trí lực – sức lực)
- Nguồn lực về cơ sở vật chất, công nghệ
- Nguồn lực về tài chính
Khi mục tiêu năm khả thi thì CEO bắt đầu lên kế hoạch kinh doanh theo năm từ bảng kế hoạch trình lên từ trưởng phòng kinh doanh. Một điều vô cùng quan trọng trong bước lập kế hoạch kinh doanh đó là CEO phải biết thẩm định tính khả thi của kế hoạch kinh doanh do trưởng phòng kinh doanh đề xuất.
Quản trị rủi ro
Khi lập kế hoạch kinh doanh CEO cần phải tính đến những rủi ro khi thực hiện kế hoạch, đó là vai trò của quản trị rủi ro trong doanh nghiệp. Để tính được nguồn lực dự phòng để quản trị rủi ro, CEO cần phải tính toán chính xác nguồn lực của doanh nghiệp đang có gì.
Quản trị vận hành
Sau khi đã có bảng kế hoạch kinh doanh, CEO cần phân bổ những chỉ tiêu, con số cho các bộ phận và lập ra các form mẫu báo cáo chuẩn để các trưởng phòng dựa vào đó để báo cáo tuần, tháng, năm v.v…
Vận hành doanh nghiệp tự động nghĩa là gì?
Một doanh nghiệp được quản trị vận hành tự động nghĩa là
Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp phải biết vai trò của mình trong bộ máy doanh nghiệp, họ cần làm gì trong hoạt động của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải có bộ quy trình rõ ràng để mỗi nhân viên biết được cách làm công việc hiệu quả.
Doanh nghiệp phải có công cụ quản lý doanh nghiệp phù hợp để tránh chồng chéo, thất thoát nguồn lực. Giúp CEO quản trị tổng quan mọi khía cạnh của doanh nghiệp dễ dàng nhanh chóng.
[Hé lộ điều ít ai biết] Giải pháp hỗ trợ vận hành doanh nghiệp được nhiều CEO lựa chọn hiện nay
Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đã dẫn đến nhiều thay đổi trong cách vận hành doanh nghiệp và một trong các yếu tố được các chủ doanh nghiệp vận dụng là sử dụng văn phòng giao dịch. Đây được xem là “cứu cánh” cho các công ty mô hình nhỏ hoặc công ty khởi nghiệp. Có thể nói, văn phòng ảo là giải pháp hoàn hảo để thành lập và vận hành một doanh nghiệp chỉ với chi phí chưa đến 500.000 đồng / tháng. Sử dụng dịch vụ văn phòng ảo thì bạn không cần phải thuê mặt bằng để lập trụ sở, không cần mua sắm nội thất, không cần đầu tư trang thiết bị máy móc văn phòng. Cùng i-Office điểm qua các lợi ích từ giải pháp văn phòng này trong việc vận hành doanh nghiệp nhé!
- Tối ưu hoá chi phí ban đầu và chi phí vận hành
- Không cần thuê mặt bằng nhưng startup vẫn được Văn phòng giao dịch i-Office cung cấp một địa chỉ dùng để đăng ký trên Giấy phép kinh doanh
- Địa chỉ kinh doanh Văn phòng giao dịch i-Office nằm ngay trên mặt tiền đường Nguyễn Đình Chiểu, Quận 1;
- Được hỗ trợ thành lập doanh nghiệp miễn phí;
- Được hỗ trợ các nghiệp vụ kế toán, báo cáo thuế chỉ với chi phí 500.000 đồng / tháng;
- Được hỗ trợ tư vấn về pháp lý;
- Có nhân viên lễ tân và dịch vụ tiếp nhận thư từ;
Lợi ích lâu dài của việc quản trị vận hành tự động
Đối với doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, nếu như mỗi cá nhân, mỗi bộ phận đều biết được nhiệm vụ của mình và cách thực hiện nhiệm vụ để đạt được mục tiêu chung thì doanh nghiệp đó sẽ có lợi thế cạnh tranh trên thương trường rất lớn.
Doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đi đến mục tiêu đã đề ra và phát triển xa hơn nữa.
Đối với cá nhân mỗi con người
Tương tự với mỗi doanh nghiệp thì mỗi cá nhân nếu biết được mục tiêu dài hạn – trung hạn – ngắn hạn của mình là gì? Biết cách tận dụng nguồn lực hiện có của bản thân, lập kế hoạch phù hợp và thực hiện nó mỗi ngày thì cá nhân đó sẽ phát triển rất nhanh song song với đó là tạo ra nguồn thu nhập tốt hơn đáp ứng các nhu cầu của cuộc sống.
>>> Xem thêm: Văn phòng ảo TPHCM
Trên đây là những chia sẻ thông tin hữu ích về vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Hy vọng bạn sẽ tìm được cho doanh nghiệp mình một kế hoạch vận hành đúng đắn cũng như tìm thấy địa chỉ cho thuê văn phòng giao dịch phù hợp. Nếu bạn còn vấn đề thắc mắc cần giải đáp về dịch vụ này như giá cả, địa chỉ cho thuê, hãy liên hệ với i-Office thông qua website:……. Chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí và cung cấp các dịch vụ đi kèm cho bạn.. Chúc bạn thành công!
