Nội dung dưới đây sẽ cho các doanh nghiệp biết cách sở hữu một văn phòng ảo, những tiện ích khi chọn mô hình này và vì sao những tiện ích trên mang lại giá trị tối ưu cho doanh nghiệp mình – tiết tiệm nhưng hiệu quả.
Trước hết, Doanh nghiệp cần biết Văn phòng ảo là gì
Văn phòng ảo là mô hình dịch vụ cung cấp đầy đủ “công cụ” để chủ Doanh nghiệp và nhân viên của mình làm việc từ xa. Với chi phí thấp hơn rất nhiều lần so với một văn phòng vật lý (phòng riêng hoặc bàn làm việc), địa chỉ của Doanh nghiệp vừa được đặt ở vị trí mong muốn tại một tòa nhà uy tín, vừa nhận được những lợi ích tương đương.
Nội dung dưới đây sẽ cho các Doanh nghiệp biết: (1) Cách sở hữu một văn phòng ảo, (2) Những tiện ích khi chọn mô hình này, và (3) Vì sao những tiện ích trên mang lại giá trị tối ưu cho Doanh nghiệp mình – tiết tiệm nhưng hiệu quả.
Cách thức thuê dịch vụ văn phòng ảo đơn giản nhất
Khi Doanh nghiệp xác định được địa chỉ mong muốn để đặt trụ sở kinh Doanh, đại diện Doanh nghiệp cần liên lạc với đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng tại đây (Ban Quản lý tòa nhà, hoặc Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê tại tòa nhà). Sau khi được tư vấn và đi đến quyết định thuê văn phòng ảo, Doanh nghiệp cung cấp: Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp, Chứng minh nhân dân / Căn cước công dân, thông tin liên lạc (gồm email và số điện thoại) để làm thủ tục nhanh chóng. Nếu chưa có Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp, hãy yêu cầu đơn vị cho thuê tư vấn thành lập công ty mới – Họ sẽ luôn có mức phí hỗ trợ tối ưu nhất cho Doanh nghiệp bạn.
Văn phòng ảo cung cấp “công cụ” để quản lý và vận hành doanh nghiệp từ xa
Một loạt các chức năng kinh doanh sẽ được cung cấp bởi mô hình kinh doanh văn phòng ảo, người đại diện có thể truy cập và quản lý thông qua internet, điện thoại.
Điều hành Doanh nghiệp thông qua internet (email)
Khi Doanh nghiệp có thư từ, bưu phẩm gửi đến địa chỉ văn phòng ảo mà bạn không có ở đây? Hãy yên tâm, nhân sự lễ tân sẽ thay bạn tiếp nhận và gửi thông báo gần như ngay lập tức qua email. Doanh nghiệp sẽ không phải trả thêm phí cho nhân sự này, đồng thời hoàn toàn có thể xem họ như trợ lý giúp Doanh nghiệp quản lý “văn phòng”.
Bên cạnh thông báo qua email khi có thư đến văn phòng, nhân sự lễ tân có trách nhiệm thực hiện:
- Mở thư và scan, gửi qua email Doanh nghiệp khi được yêu cầu.
- Gửi chuyển phát nhanh thư sang địa chỉ khác – mà đại diện Doanh nghiệp có thể nhận trực tiếp – để giải quyết công việc.
- Tiếp đón khi có khách hàng / đối tác của Doanh nghiệp đến văn phòng – dù chưa báo trước. “Trợ lý văn phòng” sẽ gọi để thông báo ngay đến đại diện Doanh nghiệp, và gửi email để chuyển lại thông tin sau khi khách hàng / đối tác ra về.
- Sắp xếp lịch họp và chuẩn bị phòng họp tại địa chỉ văn phòng ảo khi Doanh nghiệp thông báo qua email / điện thoại. Đặc biệt, nếu Doanh nghiệp có nhu cầu dùng phòng họp liên tục trong năm, hãy cho nhân viên tư vấn biết để cung cấp gói dịch vụ phù hợp, tiết kiệm nhất.
Cùng với việc giao tiếp qua email, khi có mặt một “trợ lý” tại văn phòng, Doanh nghiệp sẽ trở nên uy tín hơn, vì thực tế nhân viên này đã thay mặt Doanh nghiệp làm việc, tiếp nhận thông tin tại địa chỉ kinh doanh dù đại diện Doanh nghiệp không có mặt trực tiếp.
Điều hành Doanh nghiệp thông qua điện thoại
Điện thoại là một công cụ đắc lực khác, tuy không “văn bản hóa” các thông tin như email, nhưng đây lại là kênh trao đổi công việc nhanh chóng nhất.
Mô hình ảo cung cấp cho Doanh nghiệp hai chiều liên lạc qua điện thoại:
- Doanh nghiệp và “trợ lý văn phòng” liên lạc với nhau: Nhân sự lễ tân tại văn phòng ảo sẽ gọi điện để thông báo cho Doanh nghiệp khi có vấn đề phát sinh đột xuất. Ví dụ khách hàng đến tìm hiểu văn phòng, hoặc các cơ quan nhà nước cần kiểm tra tình hình hoạt động…
Ngược lại, khi cần phòng họp hoặc có yêu cầu hỗ trợ, Doanh nghiệp có thể gọi đến “văn phòng ảo” để được giải quyết nhanh chóng.
- Khách hàng liên lạc với Doanh nghiệp: Mô hình văn phòng ảo cung cấp số điện thoại cố định (tổng đài công ty) để Doanh nghiệp gửi cho khách hàng / đối tác – và in trên danh thiếp – nếu cần. Vậy thay vì gửi một số di động cá nhân, việc sử dụng số điện thoại cố định sẽ làm cho Doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn.
Mô hình kinh doanh văn phòng ảo mang lại giá trị tối ưu cho Doanh nghiệp
Khi có trong tay những công cụ nói trên, các Doanh nghiệp có thể thỏa sức kinh doanh bên ngoài và yên tâm công việc hành chính tại văn phòng vẫn được tiếp nhận và hỗ trợ nhanh chóng.
Trả lời cho câu hỏi cuối cùng – nếu đây cũng thật sự là băn khoăn của Doanh nghiệp bạn, “Làm thế nào để có một văn phòng chỉn chu, địa chỉ uy tín tại khu vực trung tâm, nhưng với chi phí thấp?”:
- Mô hình dịch vụ văn phòng ảo mang đến cho Doanh nghiệp địa chỉ kinh doanh, điểm nhận thư từ, thông tin tại trung tâm thành phố.
- Dịch vụ này cũng đầu tư phòng họp, không gian tiếp đón khách hàng để các Doanh nghiệp sử dụng.
- Giữ liên lạc với văn phòng dễ dàng qua các kênh internet, điện thoại.
- Chi phí vào tầm 500.000đ – 1.500.000đ/tháng, Doanh nghiệp đã có nhiều lựa chọn địa chỉ văn phòng ảo quận 1, quận 3…
- … và nhiều lợi ích khác được cung cấp bởi các bên cho thuê văn phòng ảo.
