Giữa bối cảnh thị trường bị tác động mạnh mẽ bởi ba đợt COVID-19. Nhiều cá nhân/ doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ đã gặp phải sức ép về mặt kinh tế, dẫn đến khủng hoảng trầm trọng, thậm chí đứng bên bờ vực phá sản.
Trong khi nhiều doanh nghiệp quyết định “ngủ đông” dừng mọi hoạt động kinh doanh để chống đỡ tạm thời và giảm thiểu thiệt hại, thì hàng ngàn các doanh nghiệp đã chuyển đổi sang sử dụng mô hình văn phòng ảo, một dịch vụ cho thuê văn phòng chỉ sử dụng địa chỉ – cho phép các doanh nghiệp có thể linh hoạt duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày mà vẫn đảm bảo sức khỏe cho nhân viên.
Và họ biết rằng ngủ đông là một giải pháp tốt nhưng lại chỉ dành cho doanh nghiệp đã có sự tích lũy sẵn có. Đối với các công ty vừa và nhỏ việc ngủ đông sẽ để lại “ khoảng trống” sự cọ xát và thực chiến, dẫn đến góc nhìn hạn chế, mất đi nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.
Văn phòng ảo hỗ trợ doanh nghiệp đối mặt khó khăn
Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu 5 lý do để văn phòng ảo là “ đòn bẩy” cứu cánh kinh tế cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa hiện nay.
- Loại bỏ ngay những chi phí không cần thiết
Việc chuyển đổi sang mô hình văn phòng ảo dễ dàng giúp các nhà đầu tư loại bỏ đi những chi phí không cần thiết. Thực tế, nếu bạn làm những điều này sớm hơn thì có thể ngăn công ty của bạn khỏi việc thất bại và ổn định kinh tế ngay từ đầu.
Để dễ dàng hơn hãy để i-Office lập một bảng khái quát để điểm sơ các chi phí bạn phải trả khi thuê một văn phòng truyền thống và một văn phòng ảo. Hãy thử tự nhẩm trong đầu và loại ra những hạng mục doanh nghiệp cần gỡ bỏ nhé.
| Hạng mục phải chi trả | Văn phòng truyền thống(Cho 4-5 người) | Văn phòng ảo |
| Chi phí thuê văn phòng/ mặt bằng | Trung bình 65.000.000 – 85.000.000 VNĐ/ tháng và có thể hơn. | Loại bỏ những phát sinh không cần thiết nhưng vẫn sở hữu văn phòng đại diện đẳng cấp như một văn phòng truyền thống hạng sang.Tất cả chỉ trọn gói trung bình từ 450.000 – 1.350.000 VNĐ/ tháng |
| Chi phí nội thất | ||
| Chi phí lễ tân | ||
| Chi phí tạp vụ | ||
| Chi phí an ninh | ||
| Chi phí điện, nước, internet | ||
| Chi phí mực, giấy in, | ||
| Trợ cấp đi lại cho nhân viên, tăng ca | ||
| Các khoản phát sinh khác,…vv |
Văn phòng ảo cho phép bạn loại bỏ đi những khoản không cần thiết và chỉ cần chi trả cho những dịch vụ theo nhu cầu. Nhiều hơn thế, tuy chỉ cần trả vài trăm nghìn một tháng nhưng vẫn có một địa chỉ thật chuyên nghiệp, đi kèm các tiện ích “ thực” của văn phòng đẳng cấp.
- Tận dụng tối đa các dịch vụ giá rẻ và miễn phí
Phòng họp tiện nghi tại quận 1
Để tối ưu hóa nguồn ngân sách thì các doanh nghiệp nhỏ có thể tận dụng các dịch vụ miễn phí như tư vấn pháp lý, hỗ trợ cố vấn, … tại các trung tâm, các đơn vị cho thuê dịch vụ văn phòng ảo. Thay vì phải bỏ tiền ra thuê, bạn có thể giành thời gian tìm kiếm các dịch vụ miễn phí mà ở đó, bạn vẫn có được lời khuyên hữu ích từ các chuyên gia. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều dịch vụ có riêng gói hỗ trợ cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa để bạn lựa chọn, như: gói hỗ trợ không gian văn phòng, gói hỗ trợ phát triển sản phẩm và tăng doanh số, gói hỗ trợ pháp lý, gói dịch vụ kế toán,…v.v.
- Tiết kiệm kinh phí khi chuyển đổi văn phòng
Văn phòng ảo giúp các công ty nhỏ lẻ có thể dễ dàng chuyển đổi không gian làm việc ngay khi có thể.
Thay vì phải chuyển đổi văn phòng liên tục để đáp ứng nhu cầu chỗ làm việc của công ty. Bạn có thể sử dụng văn phòng ảo để duy trì phát triển kinh doanh hiện tại. Ngay khi “ kinh tế phất lên” việc chuyển đổi gói “ đặt địa chỉ” sang một “ văn phòng trọn gói” là quá dễ dàng. Bằng cách vẫn giữ lại địa chỉ đăng ký kinh doanh và thanh lý đi gói văn phòng ảo hiện tại của bạn. Các nhà cung cấp cho thuê sẽ chuyển đổi nhanh chóng thành gói văn phòng ngồi làm việc , phù hợp với số lượng nhân viên và không gian làm việc của doanh nghiệp bạn, với chi phí chuyển đổi là 0 đồng.
- Mất 0 đồng để xây dựng được hình ảnh đẳng cấp
Địa chỉ doanh nghiệp tọa lạc Building sang trọng
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, bạn không cần phải dựa vào quảng cáo để tìm vận may cho doanh nghiệp của mình. Hay thay vì sử dụng ngân sách quảng cáo rầm rộ; hỗ trợ cộng đồng và xây dựng lòng tin với những người sống ở thị trường nơi bạn đang muốn phát triển thương hiệu. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng ngay điểm mạnh của văn phòng ảo chính là:
- Có một địa chỉ doanh nghiệp đẹp tọa lạc tại các cao ốc văn phòng hạng A ngay giữa trung tâm thành phố. Tạo uy tín ngay khi trao thiếp khách hàng.
- Khẳng định thương hiệu khi bảng tên được đặt tại sảnh tầng cao cấp sánh vai cùng các tập đoàn có tiếng trong thị trường.
- Tận dụng bộ phận nhân viên lễ tân chuyên nghiệp, thành thạo ngoại ngữ đón tiếp khách hàng chuyên nghiệp khi đến tham quan văn phòng.
- Sử dụng sảnh tiếp khách và không gian văn phòng hiện đại, phòng họp các thiết bị tối tân để có những buổi đàm phán thương vụ lớn.
.
Các doanh nghiệp biết tận dụng và khai thác triệt để những tối ưu của văn phòng ảo, thì việc tạo dựng niềm tin hay uy tín thương hiệu không còn là nỗi lo. Và là những chiến lược các công ty nhỏ và vừa có thể dễ dàng thực hiện từ một không gian văn phòng ảo.
Với 4 lợi thế trên của Văn phòng ảo đem lại, mong các doanh nghiệp có thể “ chống đỡ” và vững mạnh kinh tế trong thời gian này. Một doanh nghiệp mạnh hãy nắm giữ giá trị đang “ sẵn có” và giá trị này có thể tương đương với nhiều lợi nhuận và dòng tiền. Hãy đưa doanh nghiệp đi một lối thông minh và áp dụng nguyên lý quản trị doanh nghiệp tinh gọn.
