“ Anh muốn thành lập công ty, nhân viên chỉ có 3 người, vì chi phí văn phòng cố định quá lớn nên anh có tìm hiểu về văn phòng ảo. Hiện tại, anh chỉ muốn một nơi đặt địa chỉ kinh doanh để thuận tiện nhận được thư từ, bưu phẩm và thỉnh thoảng sử dụng sảnh tiếp khách hay phòng họp để trao đổi với khách hàng. Anh thấy mô hình văn phòng ảo rất phù hợp nhưng anh còn nhiều băn khoăn về tính hợp pháp, nơi đặt địa chỉ, thời gian thuê và giá cả thật sự tiết kiệm hơn khi thuê một văn phòng truyền thống không?”. Một khách hàng tìm đến chúng tôi chia sẻ.
Đây là dấu hỏi chung của rất nhiều các cá nhân và doanh nghiệp về dịch vụ văn phòng ảo. Để có cái nhìn rõ nét và nắm được những yếu tố cần thiết khi thuê văn phòng ảo. Hôm nay i-Office sẽ giải đáp đưa ra 7 thắc mắc thường gặp khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ văn phòng ảo giá rẻ hiện nay.
Dịch vụ văn phòng ảo và những điều cần giải đáp
Văn phòng ảo là gì?
Dịch vụ văn phòng ảo (Virtual Office) ảo đơn giản là giải pháp cho thuê một địa chỉ kinh doanh cho doanh nghiệp nhưng không có diện tích văn phòng cho thuê thực tế. Hay nói cách khác, đây là hình thức cho thuê một văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều chuyển hướng về trụ sở chính.
Với địa chỉ cho thuê này, văn phòng ảo cung cấp cho người thuê sở hữu được các tiện ích như một văn phòng thực như địa chỉ đăng ký kinh doanh, lễ tân, giao dịch thư từ, sảnh tiếp khách, phòng họp, số điện thoại,… Đặc biệt, với một văn phòng đại diện tiện nghi người sử dụng dễ dàng gặp gỡ đối tác và phát triển kinh doanh.
Dịch vụ văn phòng ảo có vi phạm luật doanh nghiệp Việt Nam?
Thuật ngữ văn phòng ảo là một tên gọi được đặt cho dịch vụ và chưa xuất hiện trong luật doanh nghiệp Việt Nam. Nhưng theo điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 đưa ra một doanh nghiệp được thành lập và đi vào hoạt động khi có đủ thông tin về công ty trong đó có địa chỉ số nhà, tên đường,thành phố…trực thuộc trung ương nằm trên lãnh thổ Việt Nam kèm theo số điện thoại và số fax nếu có.
Vì vậy, xét về những mặt thực tế mà văn phòng ảo cung cấp, dịch vụ văn phòng ảo là hoàn toàn phù hợp với luật doanh nghiệp Việt Nam hiện hành. Chưa có việc cấm hay có hình thức xử lý nếu doanh nghiệp sử dụng văn phòng ảo hay thuê địa chỉ để đặt trụ sở tiếp nhận thư từ.
Chính điều trên đã tạo điều kiện cho mô hình văn phòng ảo ngày càng phát triển đa dạng, được đầu tư mạnh hơn về chất lượng. Tuy nhiên, các các doanh nghiệp còn bị chi phối bởi rất nhiều quy định khác như luật thương mại, luật thuế…Vậy nên trước khi quyết định sử dụng dịch vụ, bạn cần tìm đến những đơn vị cung cấp dịch văn phòng ảo vụ uy tín để được tư vấn về các dịch vụ pháp lý cần thiết.
Khi đăng ký văn phòng ảo cần những giấy tờ gì?
Với quy trình đăng ký đơn giản, không cầu kỳ và sự hỗ trợ tận tâm-nhanh chóng từ các đơn vị cho thuê văn phòng ảo. Bạn cần chuẩn bị Chứng minh nhân dân/ hộ chiếu của người đại diện ký hợp đồng hoặc bản giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp (bản scan hoặc photo) nếu đã thành lập doanh nghiệp.
Mẫu giấy phép đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp
Địa chỉ lý tưởng để đặt văn phòng ảo ở đâu?
Trước hết, thay vì bạn chọn các tòa nhà trong hẻm hay các địa chỉ chứa các dấu xẹt như 2/3/34/Ngô Quyền, hãy chọn các địa chỉ dễ tìm kiếm, có định vị trên Maps. Địa chỉ được đặt ở một tòa nhà hạng A gần trục đường lớn sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn “ghi điểm” trong mắt đối tác và khách hàng. Mặc dù chi phí có thể cao hơn đôi chút nhưng sự đầu tư này là có “hời” và đáng để bạn xem xét.
| Tên tòa nhà | Ưu điểm về vị trí |
| Indochina Park Tower | Đặt tại vị trí vàng của trung tâm thành phố, gần ngã 3 hoàng Sa và các con đường huyết mạch Đinh Tiên Hoàng, Mai Thị Lựu, Điện Biên Phủ quận 1. Đứng tại tòa nhà có thể thu trọn quang cảnh “Hòn Ngọc Viễn Đông” vào tầm mắt. |
| Vincom center Đồng Khởi | Sở hữu 3 mặt tiền trên đường Đồng Khởi, Lý Tự Trọng và Lê Thánh Tông để di chuyển đến các ngân hàng, bưu điện, Dinh Độc Lập,v.v. |
| Me Linh Point Tower | Tọa lạc trên đường Công Trường Mê Linh, xung quanh là các trung tâm thương mại, các khu tiện ích như Me Linh Point Tower, các ngân hàng Vietcombank, ngân hàng ACB. |
Điểm qua vài tòa nhà cho thuê văn phòng ảo giá rẻ tại quận 1
Đặc biệt, tại TPHCM thì địa điểm thuê văn phòng ảo tại quận 1 đang là điểm nóng. Sau đó là những khu vực lân cận như quận 3, quận 5, quận Bình Thạnh, quận Tân Bình là những địa điểm được nhiều công ty cân nhắc khi đặt địa chỉ. Khu vực này đạt được tất cả các tiêu chí như giao thông thuận lợi, khu vực tập trung nhiều tòa nhà văn phòng cao cấp hàng đầu thành phố, dễ dàng di chuyển đến sân bay hoặc nằm gần các trung tâm hành chính. Hơn nữa vị trí thuận tiện cũng giúp cho việc giao dịch các chứng từ, giấy tờ từ đối tác gửi đến công ty bạn một cách dễ dàng hơn.
Chi phí cho một văn phòng ảo là bao nhiêu?
Với hình thức thuê văn phòng truyền thống, các công ty trả tiền thuê theo diện tích sàn và phải chi trả một khoản tiền rất lớn cho việc thiết kế không gian, trang bị nội thất và các khoản phí phát sinh khác. Còn đối với văn phòng ảo, các tiện ích và trang thiết bị văn phòng được thiết lập sẵn. Bạn sẽ không tốn thời gian và chi phí lắp đặt ban đầu. Có thể nói đây là một trong những xu hướng mới giúp các doanh nghiệp đơn giản hoá bài toán về các chi phí văn phòng những ngày đầu khởi nghiệp.
Một văn phòng ảo tại quận trung tâm thành phố giá sẽ giao động khoảng 480.000 VND – 1.350.000 VNĐ/tháng. Các đơn vị cho thuê văn phòng ảo sẽ linh động và đưa ra nhiều gói cho bạn lựa chọn. Từ mức thuê cơ bản đến các gói cao cấp phù hợp với tài chính và nhu cầu sử dụng dịch vụ của từng công ty. Bên cạnh đó, tùy theo địa chỉ tòa nhà mà giá văn phòng sẽ được công bố trực tiếp trên website của từng đơn vị cho thuê. Không phải là một điều bất ngờ khi các quận trung tâm như quận 1 sẽ có giao động giá cao hơn chút, bởi chắc chắn chất lượng dịch vụ sẽ đi kèm với giá tiền.
Thực tế, chỉ từ vài triệu đồng/năm là bạn đã có ngay một địa chỉ đăng ký kinh doanh đặt ngay nơi tụ điểm kinh tế nhất thành phố , một cái giá vô cùng rẻ nếu so với tình hình thị trường cho thuê văn phòng ngày càng đắt đỏ hiện nay tại TPHCM. Tuy nhiên, đôi khi rẻ quá cũng không tốt, mà cao quá thì gánh nặng chi phí. Vì vậy doanh nghiệp hãy có sự so sánh những lợi ích mang lại mà chọn được địa chỉ phù hợp nhất.
Các tiện ích đi kèm dịch vụ văn phòng ảo?
Ngoài sự tiết kiệm và tiện lợi kinh tế mà nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo mang lại thì sự linh động, hiện đại từ dịch vụ cho các doanh nghiệp. Một văn phòng đại diện nơi bạn đặt địa chỉ thuê bao gồm khu vực lễ tân, khu vực sảnh tiếp khách chung sang trọng, khu vực pantry, v.v. Tất cả đều được trang bị sẵn sàng, bạn có thể đến để thực hiện các thương vụ làm ăn lớn hay trao đổi thông tin với khách hàng. Văn phòng hiện đại góp phần mang lại hình ảnh chuyên nghiệp công ty trong mắt đối tác.
Sảnh lễ tân sang trọng tại văn phòng ảo quận 1
Dưới đây là các tiện ích hầu hết sẽ đi kèm khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, ngoài ra tùy thuộc vào chi phí chọn gói đăng ký của bạn mà dịch vụ được nâng cấp hơn nữa.
- Bảng tên công ty được đặt trang trọng tại sảnh tòa nhà cao ốc văn phòng.
- Thư/bưu phẩm được lưu trữ cẩn thận, chuyển tiếp đi nhanh chóng.
- Có hot line, cài đặt fax riêng cho mỗi công ty.
- Được cung cấp các mức giờ phòng họp miễn phí, trong không gian sang trọng.
- Có sẵn đội ngũ nhân viên IT, tạp vụ, bảo vệ và lễ tân chuyên nghiệp mà không cần đào tạo hay trả phí.
- Các tiện ích đặc biệt như trà, cà phê, báo đọc thư giãn luôn sẵn sàng.
- Được hỗ trợ nghe điện thoại, đón tiếp khách hàng (đến hẹn trước và đến bất ngờ)
- Hỗ trợ xử lý phát sinh bất kỳ lúc nào khách hàng cần.
- Đảm bảo giúp công ty hoạt động liên tục, chuyên nghiệp như những doanh nghiệp lớn.
- Được hỗ trợ nhiệt tình về thủ tục pháp lý và chuyển đổi giấy phép kinh doanh.
Thời gian thuê và thanh toán văn phòng ảo?
Thông thường với các đơn vị cho thuê văn phòng ảo thời gian hợp đồng thường kéo dài tối thiểu là 6 tháng đến 12 tháng. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể đàm phán về thời gian thuê với các đơn vị nếu công ty bạn muốn sử dụng dịch vụ với thời gian thấp hơn mức tối thiểu. Theo khảo sát, số đông các chủ doanh nghiệp sẽ đăng ký 12 tháng cho mỗi hợp đồng thuê văn phòng ảo. Thời gian này phù hợp cho mỗi công ty có thể nâng cấp gói dịch vụ hoặc chuyển sang một loại hình khác như thuê văn phòng trọn gói cố định.
Bên cạnh đó, Thời hạn thanh toán gói dịch vụ cũng tương tự như thời hạn hợp đồng. Thông thường bạn sẽ cọc trước khoảng 1 – 2 tháng, tiền cọc sẽ khoảng 1.000.000 VNĐ – 2.000.000 VNĐ tùy theo yêu cầu của các đơn vị cho thuê. Việc thanh toán theo thời hạn 6 tháng/lần hoặc 12 tháng /lần, thời hạn thanh toán này có ảnh hưởng đến mức chiết khấu hoặc ưu đãi nên bạn cũng cần cân nhắc trước khi ký hợp đồng.
Hi vọng những thông tin khái quát trên có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc lựa chọn một văn phòng ảo giá rẻ TPHCM phù hợp. Bạn hãy là một khách hàng thông thái, lựa chọn đúng được đơn vị uy tín khi sử dụng dịch vụ để không phải tiền mất tật mang.
